Как начать использовать E-Learning в небольшой компании?

Каждая успешная компания, по мере своего взросления, проходит примерно через одни и те же шаги. Зарождение идеи решающей проблемы других людей или упрощающая жизнь человеку, поиск подходящих ключевых людей на руководящие должности, поиск инвесторов или утверждение планов в родительской компании и т.д. После прохождения вышеописанных основных этапов начинается следующий круг выстраивания компании. Набор сотрудников, осуществляющих прямые задачи компании и их обучение.

Пока в компании работает 10-15 человек знания между сотрудниками достаточно легко передавать во фронтальной форме. В виде обычного разговора или регулярных собраний, где коллеги делятся друг с другом информацией. Со временем, компания начинает разрастаться и небольшой комнаты встреч недостаточно для того, чтобы вместить 40-50 сотрудников. Кроме того, возникает не только проблема нехватки пространства, но появляется и сложности собрать всех этих людей вместе в одно и то же время.

Новые знания и изменения в компании теперь генерируется совсем с другой скоростью и руководители начинают понимать, что уследить за всем и проконтролировать потоки информации становится намного сложнее. Темп работы возрастает и нет времени делать паузы для того, чтобы ходить в каждый отдел и растолковывать, что к чему и почему что-то изменилось. Дальновидные работники начинают улавливать, что знания в компании нигде не фиксируются и идет утечка информации. Если понаблюдать со стороны за компанией в этот период, можно увидеть как  сотрудники наступают по очереди на одни и те же грабли. Обычно после этого, сразу из нескольких отделов начинают поступать предложения создать общую базу знаний для аккумуляции существующей в компании информации. Если вышеописанная история напоминает вам ситуацию в вашей компании, самое время начать знакомства с E-Learning.

С чего начать внедрение E-Learning в компании?

Первым шагом во внедрении E-Learning является выбор подходящего формата хранения информации и в зависимости от этого выбор платформы.

Есть два основных формата для хранения информации в Базе Знаний:

  • Текстовые страницы на базе Wiki-движка
  • Использование связки системы управления обучением (Learning Management System) и редактора курсов (Rapid Authoring Tool)

Wiki

Wiki-платформа позволяет хранить данные в виде отдельных страниц, каждая из которых посвящена своей теме. На страницах можно использовать иллюстрации, видео, а в некоторых системах и аудио файлы. По сути, вы строите собственную внутриорганизационную Википедию. В этом заключены как плюсы, так и минусы данного формата. Плюсы выражаются в возможности выстроить простую и понятную иерархию категорий и тем. Главный же минус в однообразии материалов и невозможность сделать их интерактивными. В связи с чем появляется проблема мотивации сотрудников к постоянному использованию такой платформы. Читать десятки текстовых страниц не самое приятное занятие.

knowledge_base_wiki

LMS + Rapid Authoring Tool

Rapid Authoring Tool – также иногда называется Course Builder, позволяет создавать интерактивные курсы. Слово Rapid в данном случае говорит о том, что на таком инструменте может создать курс даже пользователь не имеющий никакого предыдущего опыта с E-Learning. Обычно подразумевается простота использования программы и возможность создать полноценный курс в максимально краткие сроки.

Learning Management System – площадка для размещения готовых курсов, управления пользователями и группами, и отслеживания статистики по обучению. Именно здесь размещаются готовые курсы, созданные в Authoring Tool. Так сложилось, что LMSs и Authoring Tools раньше всегда являлись отдельными продуктами и продавались по раздельности. За последние пять лет ситуация стала немного меняться и сегодня можно найти решения, объединяющие в себе оба инструмента.

geenio-lms-courses

Так что лучше выбрать? Wiki или LMS and Authoring Tool?

Однозначный ответ в данном случае дать сложно. Все зависит от ваших приоритетов. Развертывание Wiki-платформы обычно гораздо более сложный и длительный процесс и требует активного участия IT-отдела. Выбор вариантов Wiki конструкторов небольшой и поэтому существующие решения могут не удовлетворить пользователя с большими запросами. В случае с LMS и Authoring Tool – это либо обычная установка программы на компьютере, либо более популярный вариант – использование облачного решения. В таком случае развертывание вообще не нужно, все настраивается под себя в течении одного-двух дней. Не менее важно и то, что отпадает нужда заниматься поддержкой системы и ее обновлениями. В облачных решениях за это ответственен поставщик услуг и все обновления устанавливаются автоматически.  

В плане использования текстовый поиск лучше работает в Wiki-платформе, так как большинство контента внутри базы знаний является текстовым. Создание Wiki-странички занимаете мало времени. Learning Management System в свою очередь гораздо приятней в использовании и за счет возможности публикации интерактивных курсов мотивирует сотрудников к самостоятельному обучению. Немаловажным плюсом является и наличие во многих LMS инструмента для создания тестов и опросов. Это позволяет не только передавать знания сотрудникам, но и проверять насколько они были хорошо усвоены и нет ли нужды пройтись по какой-то из тем еще раз. Дополнительным преимуществом LMS является возможность отслеживания статистики по протеканию обучения, как глобальной по отдельно взятому курсу или группе пользователей, так и по отдельно взятому сотруднику. В большинстве случаев все данные можно тут же экспортировать в виде отчета.

Не сложно ли будет создавать курс человек не знакомому с E-Learning?

Многие из современных редакторов курсов могут похвастаться удобными и простыми интерфейсами. Сложность освоения такого сервиса находится примерно на уровне использования Gmail или PowerPoint. Главное ударение в таких программах делается на самостоятельное, интуитивное освоение. Ознакомление с возможностями обычно происходит либо методом тыка, либо за счет просмотра коротких видеороликов. Большинство компаний могут обеспечить проведения вебинара для обучения сотрудников клиента, если возникает такая нужда.

authoring tool

Преимущество Rapid Authoring Tools над обычными редакторами курсов в том, что далекий от E-Learning человек может освоить такой инструмент досконально за 1-2 дня. В то время, как обучение использованию серьезных редакторов курсов может длиться месяцами. По этой причине, для небольших компаний я бы рекомендовал начать именно с Rapid Authoring Tools. На первые пару лет этого будет более, чем достаточно. Если в будущем окажется, что возникнет нужда создавать более крутые курсы, вы в любой момент сможете поднять уровень, без нужды переезжать из одной LMS на другую.

Немаловажно и то, что для использования такого редактора курсов компании нет надобности искать узкого специалиста, который будет заниматься обучением сотрудников. Сегодня ударение делается на то, что любой сотрудник компании сможет освоиться с продуктом и в течении нескольких дней создать полноценный интерактивный курс. Поэтому у вас не должно быть причин бояться внедрения E-Learning в своей компании.

О том, на что нужно ориентироваться при выборе LMS вы можете узнать из статьи Рекомендации по выбору системы управления обучением. В качестве простого и удобного инструмента для создания курсов (Rapid Authoring Tool) хотелось бы порекомендовать Geenio. Данное решение изначально разрабатывалось с прицелом на людей, не имеющих предыдущего опыта с E-Learning. По этой причине все возможности и встроенные инструменты продумывались со стороны простоты освоения и удобства использования.

Как дальше развивать E-Learning в компании?

После того, как база знаний станет в вашей компании знакомым для всех сотрудников местом и к ней будут обращаться за помощью на постоянной основе, стоит задуматься об оптимизации БЗ под ключевые поисковые запросы. Об этом можно прочесть в статьей о Knowledge Centered Support методологии. В качестве еще одного направления развития E-Learning в компании хочу предложить тему управления талантами (Talent Management). Управление талантами позволяет выявить талантливых сотрудников на основе собранной во время обучения информации с целью выбрать подходящих людей на важные должности. Таким образом, прохождение курсов, тестов и отслеживание статистики приобретает дополнительное значение и позволяет использовать собранные данные для продвижения сотрудников.