Рекомендации по выбору системы управления знаниями (LMS)

В рамках конференции “DevLearn 2012” E-Learning специалисты из Citizen Bank, Mike Baker и Jason Kistler, провели доклад на тему «Стратегии для выбора и внедрения системы управления знаниями» (Strategies for Selecting and Implementing an LMS). Представители Citizen Bank очень хорошо подготовились к докладу и представили массу важной информации, связанной с выбором поставщика LMS и ее пошаговым внедрением внутри компании. Помимо ценных сведений, изложенных во время лекции, они также снабдили всех участников блока вспомогательным документом, который оказался не менее интересным, чем сам доклад. Сотрудники Citizen Bank рассказали о недавнем собственном опыте выбора вендора для своей компании. Некоторая полезная информация из их доклада представлена ниже.

За последние несколько лет рынок LMS вырос в несколько раз. На сегодняшний день на рынке присутствует порядка 200 LMS-решений. Всё это привело к тому, что цены на системы управления знаниями стали более адекватными и сегодня гораздо проще подобрать для компании подходящего поставщика услуг.

В ходе доклада были выделены следующие важные моменты:

1. Компания начинает поиск новой LMS в том случае, когда имеются проблемные места с существующей системой. Производитель, который сможет быстрее остальных разглядеть боли (pain points) клиента и предоставить кастомизированное решение, избавляющее заказчика от этих проблем, обретет преданного и благодарного клиента. Среди болевых точек Citizen Bank, которые подтолкнули его сотрудников начать поиски нового инструмента, были:

  1. отсутствие быстрого ответа от support-отдела поставщика услуг
  2. отсутствие возможности легко прикрепить пользователей/группы пользователей к курсу или материалам
  3. невозможность назначить менеджеров, которые бы могли легко отслеживать всю информацию

2. Потенциальному поставщику LMS следует задавать правильные вопросы на предзакупочном этапе, чтобы понять и четко обозначить, какие функции нужны заказчику, а от которых можно отказаться и сэкономить затраты как поставщика, так и клиента, что сделает продукт более привлекательным для него. Умный клиент умеет представить четкий список требований к функционалу LMS. Если имеется такой список, обе стороны могут сэкономить массу времени и денежных средств. С клиентом нужно сразу обговорить, какие функции для него являются ключевыми в системе, а какие ему совсем ни к чему и поэтому не нужно тратить на них время разработчиков.

3. Производитель должен четко указать требования к инфраструктуре клиента. Вендор должен указать, среди прочего, следующие требования: браузеры, ширина интернет канала, плагины (JVM, Flash, etc.), а также узнать, есть ли в компании клиента IT-департамент, который будет сопровождать внедрение системы, и есть ли у них необходимая инфраструктура для развертывания системы.

4. Сильное присутствие в индустрии, то есть использование продукта компаниями-конкурентами из того же сектора, что и клиент, и их положительные отзывы о продукте, значительно повышают шансы на приобретение продукта. Например, несмотря на конкуренцию, представители Citizen Bank обзвонили своих коллег из других банков с вопросами о том, какими LMS пользуются они. Использование продукта конкурентами говорит о заточености LMS под конкретный рынок.

5. Демонстрация продукта клиенту обычно проходит в два этапа: 1) Демо 1 – участие сотрудника со стороны клиента в одном из общих вебинаров / живых демонстраций, проводимых производителем, 2) Демо 2 – демонстрация кастомизированной презентации продукта вышестоящим лицам, принимающим решения в компании клиента. Иногда для таких демонстраций приглашаются представители поставщика услуг, иногда сотрудник со стороны клиента самостоятельно представляет продукт своему начальству. Такая презентация строится на базе близкого общения с сотрудником компании, инициировавшем процесс сотрудничества, и содержит только “have to” функции, которые востребованы клиентом. Необходимо заранее оговорить с представителем клиента, на что сделать упор, какие функции лучше вообще не упоминать в презентации. Также важно быть на связи с инициатором процесса и работать с ним постоянно в целях сбора информации и подготовки документов.

6. Важно сопровождать клиента не только после того, как он приобретет продукт, но и обеспечить всю необходимую поддержку на этапе покупки. Необходимо помочь ему подготовить все необходимые документы для представления продукта в своей компании начальству и акционерам. Человек, представляющий продукт внутри своей компании, должен уметь четко и ясно выразить:

  1. Почему нужен новый продукт?
  2. Что не умеет делать текущий продукт по сравнению с новым? Какие дыры могут быть заделаны в старом продукте, а что абсолютно невозможно изменить?
  3. Почему было принято решение остановиться именно на данном поставщике? Чем его система лучше остальных? Четко назвать преимущества.

Если компания-производитель LMS будет достаточно умной и внимательной, она обеспечит необходимую поддержку сотруднику, представляющему продукт в своей компании, поможет составить необходимые документы и презентации, обеспечит сотрудника клиента недостающей информацией и подскажет, что ещё может спросить начальство.

7. Желательно иметь демо-акаунты для предварительной оценки продукта клиентом.

8. Необходимо попросить клиента предоставить юз-кейсы и привести живые примеры того, как будет использоваться LMS. Клиент должен подробно описать, что конкретно должны видеть менеджеры и какую информацию получать.

9. Должна поддерживаться постоянная связь с клиентом. Следует составлять совместные ежемесячные отчеты по внедрению, а также проводить вебинары с пояснениями непонятных моментов и ответами на вопросы, которые возникли у клиента в процессе внедрения системы.

10. Обязанность поставщика LMS – помогать клиенту использовать LMS так, как это было задумано создателями.

11. Производители LMS обычно знают цены у своих конкурентов, поэтому умный клиент может выяснить у конкурентов информацию о действительной стоимости предлагаемого продукта и его настоящем качестве. Не стоит пытаться завышать цену для отдельных клиентов или сообщать им неверные цены конкурентов на соответствующий продукт.

После длительных этапов отбора LMS Citizen Bank остановился на трех поставщиках. Однако, сотрудники банка долго не могли определиться с окончательным выбором из этих троих. Поскольку одним из больных моментов в старой LMS было долгое время ожидания ответа из support-отдела поставщика, было решено провести проверку на скорость фидбека со стороны отобранных поставщиков. Для проверки было заготовлено письмо с вопросами / требованиями, касающимися продукта. Один из поставщиков ответил на следующее утро, другой сослался на проходящую в данный момент конференцию и пообещал ответить на вопросы через пару дней, третий заметил письмо спустя неделю. Несложно догадаться, в пользу какого из трех поставщиков был сделан выбор. Такая нехитрая проверка помогает понять клиенту, какой будет скорость ответа от производителя в момент возникновения проблем.

Хочу обратить ваше внимание на прикрепленный документ LMS_Requirements_Checklist.xls. С таким списком на рынок приходит подготовленный клиент и начинает обзванивать вендоров, сравнивая функциональность каждого из рассматриваемых материалов. По сути этот документ является ещё одним хорошим ориентиром при выборе поставщика системы управления знаниями. Спасибо большое Майку и Джейсону за полезный доклад и предоставленные вспомогательные материалы.





Comments are closed.