Как выбрать систему управления обучением?

Выбор LMS – классическая задача, с которой рано или поздно сталкиваются большинство E-Learning специалистов. Это не удивительно, ведь в 90% случаев обучения в организациях происходит на основе внутренней или облачной платформы управления обучением. Поэтому данный вопрос очень популярен и статьи наподобие “Как правильно выбрать LMS”, “Какая LMS лучше” или “Советы по выбору LMS” появляются каждый месяц, как грибы после дождя.

Возникает логичный вопрос – зачем же в таком случае я пишу еще одну статью такого рода? Дело в том, что я не планирую помогать вам выбрать подходящую LMS или указывать на супер-пупер-мега-LMS. Я хочу научить вас задавать правильные вопросы и расширить понимание в данной области. Кому нужно задавать эти вопросы? Прежде всего себе, своим коллегам и начальству, чтобы разобраться что-же вам на самом деле нужно от системы управления знаниями. А когда сами сможете ответить на эти вопросы и расставить все приоритеты, тогда отобранные вами вопросы нужно будет задать поставщикам (вендорам) LMS-решений.

В дополнение к правильным вопросам, я представлю список необходимых функций, которые я ожидаю увидеть в современных LMS. С помощью него я попробую пояснить, что в моем понимании является наиболее полезным и незаменимым, инструменты, наличие которых способно существенно облегчить вашу работу и эффективность. Модули о которых не особо задумываешься на старте, но нехватку которых обнаруживаешь на более поздних этапах работы с системой управления знаниями. Кроме того, в конце статьи вас ждет приятный бонус, который станет хорошим дополнением ко всему написанному.

Понимание нужд организации

Перед тем, как начать выбирать систему управления знаниями, нужно понимать какие задачи стоят перед вами.

  • Какие цели возлагает компания на LMS? Сохранять и приумножать существующие в организации знания или с ее помощью постоянно обучать чему-то новому?  
  • Планируется повышать эффективность всех сотрудников компании или конкретных отделов? Возможно, специфика отдела, который вы планируете обучать отделов потребует наличия какого-то конкретного дополнительного функционала и сможет помочь выбрать подходящий вариант среди поставщиков.
  • Какого уровня контент нужно создавать внутри выбираемой LMS?
  • Есть ли в компании специалисты, у которых есть необходимая квалификация? Если нет, то есть ли в планах нанять специалистов с существующим опытом или же есть желание обучить существующих сотрудников компании?
  • Сколько времени допустимо тратить на создание курсов?

Не менее важный вопрос – это ваш первый опыт работы с такого рода системами или переезд на новую LMS с существующей в компании другой системы?

Пока не ответите на все эти вопросы сами себе, нет смысла двигаться дальше. Это отправная точка, базовое понимание проблем, нужд и требований компании, у которой возникла необходимость найти подходящую LMS. Ответив на эти вопросы себе, коллегам и начальству вы сможете перейти на следующий этап – выбору необходимого функционала, который обязателен для ваших нужд.

Выбор ключевого функционала

Здесь все очень индивидуально и зависит от конкретной компании и ее нужд. Согласитесь, что обучение автомехаников в фирменном гараже Toyota и банковских служащих City Bank будет сильно отличаться друг от друга. Причем не только в контенте, но и в способе подачи материала и в методе обучения. Первым понадобится гораздо больше практических заданий и использование мультимедийных, интерактивных материалов, возможно даже с применением дополненной реальности (AR), в то время как работников банка скорее всего придется обучать использованию какого-то внутреннего софта или принятым операциям и процедурам. По этой причине, нужно отталкиваться прежде всего от сферы деятельности и первостепенных задач, поставленных перед LMS, которые вы должны были выяснить на первом этапе.

Тем не менее, давайте попробуем перечислить основной функционал, который можно ожидать увидеть в современных системах управления обучением. Возможно, этот список поможет вам лучше понять что для вас актуально, а что вообще не релевантно. Отказ от ненужного для вас функционала может упростить поиски нужного решения, а иногда и существенно сократить затраты на приобретение и внедрение новой системы.

  1. Облачное решение или установка софта внутри компании 

Выбор зависит от нескольких основных факторов.

  1. Соответствие внутренним требованиям безопасности – очень зависит от сферы деятельности компании и установленных внутри правил.
  2. Готовность самостоятельно обслуживать систему. В случае с локальным сервером внутри компании к установке и обслуживанию придется привлекать IT-отдел, что в свою очередь повлияет на стоимость системы.
  3. С одной стороны приятно знать, что сервер с LMS находится локально в твоей организации и ты сам им распоряжаешься. С другой стороны, облачная LMS требует гораздо меньше времени на развертывание, не требует технического обслуживания и участия IT-отдела. К тому же, наличие доступа к системе в любой точке мира и автоматические обновления системы, самостоятельно проводимые поставщиком LMS дают SaaS-решениям большое преимущество.
  1. Встроенный инструмент для создания курсов

Сами по себе курсы внутри LMS скорее всего не появятся. Их либо придется создать, либо приобрести уже готовые у сторонних авторов. Если вашу компанию устраивает только первый вариант, значит курсы придется создавать с помощью соответствующих инструментов. Раньше, в большинстве случаев, курсы разрабатывались с помощью самостоятельных редакторов курсов (Course Authoring Tools), таких например, как Adobe Captivate и Articulate Storyline. После чего по завершению работ над ними они экспортировались в один из принятых форматов и заливались внутрь LMS. Стоимость 1 лицензии таких самостоятельных (Stand alone) редакторов составляет $1400 – $1800, что совсем немало.

Сегодня ситуация сильно изменилась и некоторые производители систем управления обучением встраивают в свои продукты продвинутые редакторы курсов с очень богатым и разнообразным функционалом. Если у вас нет нужды создавать сложные, супер-продвинутые курсы, изучите LMS со встроенными, продвинутыми редакторами курсов. Наличие качественного редактора курса внутри LMS может существенно сократить бюджетные расходы на электронное обучение.

В редакторе курсов стоит обратить внимание на наличие возможности создания нелинейных курсов. Такой функционал позволит сделать обучение более интерактивным и интересным для учеников. К тому же, это позволит создавать вам адаптивные курсы, которые могут подстраиваться под уровень знаний ваших учеников. Таким образом, каждый пользователь будет чувствовать себя комфортно, поскольку уровень сложности курса будет подстраиваться под текущий уровень его знаний.

  1. Пользовательский интерфейс

Система может быть очень крутой и продвинутой, и иметь в себе весь возможный функционал. Но если при этом, если ее интерфейс будет страшным и неудобным, то вы и ваши сотрудники навряд ли захотите этим пользоваться (Hi Moodle! Please R.I.P.) Не стоит игнорировать этот пункт при выборе LMS. Возможно, на первый взгляд некоторым может показаться не столь критичным, но на интерфейс завязано очень многое. В том числе:

  • усваиваемость материалов и оценки учеников
  • количество времени, затрачиваемого на создание курсов и администрирование системы
  • мотивация пользователей к продолжению обучения
  • ориентирование учеников внутри системы
  • частота посещений системы пользователями

Кто бы что не говорил, а большинство все равно систему “встречают по одежке”. Если пользовательский интерфейс, вместо эстетического удовольствия, вызывает у человека отторжение, то какой замечательной не была система – у нее скорее всего просто нет шансов на успех. Учитывайте это обязательно при выборе LMS.geenio lms authoring tool

  1. Инструменты для сторибординга

Наличие этого модуля встречается не часто среди существующих LMS-решений и обычно предоставляется в виде самостоятельно инструмента за отдельную плату или иногда как часть редактора курсов. Тем не менее, иногда можно встретить сториборд конструктор и внутри LMS. Если вы не знакомы с тем, что это такое и зачем оно нужно, можете узнать из этих двух статей: Сторибординг – Простой способ стать специалистом в создании электронных курсов и Сторибординг – Советы по применению.

А если вкратце, то сторибординг является первичным этапом создания курса в тех компаниях, где к проектированию курсов относятся серьезно и уделяют этому достаточно внимания. С помощью сториборда создается будущий макет курса, решается из каких частей он будет состоять и с помощью созданного плана утверждается на всех уровнях с клиентом или начальством. Возможность использовать удобный инструмент для сторибординга позволяет упростить до минимум этап планирования курса и использовать созданные наработки в момент начала работ над самим курсом.

  1. Просмотр курсов на смартфонах и планшетах (M-Learning)

Количество смартфонов и планшетников, с помощью которых пользователи ходят в интернет и узнают что-то новое растет с каждым днем. По существующей на сегодняшний день статистики, количество мобильных пользователей давно превысило количество пользователей, которые заходят в интернет с помощью настольного компьютера или ноутбука. В связи с этим, мобильные устройства требуют к себе внимания и должны учитываться при разработке курсов. В LMS поддержка мобильных пользователей может быть реализована на нескольких уровнях:

  1. Возможность входа в систему с мобильного устройства. Речь идет о базовых манипуляциях внутри LMS: просмотра оценок и результатов, проверки личных сообщений и скачивание вспомогательных для обучение материалов.
  2. Просмотр курсов и учебного контента на мобильных устройствах. В данном случае важно, чтобы сами курсы  корректно отображались на экранах с низким разрешением. Далеко не каждый редактор курсов умеет создавать универсальные курсы для всех размеров экранов. Есть редакторы которые позволяют и помогают параллельно создавать курсы сразу в нескольких разрешениях и автор курса может тут же проверять как он будет отображаться на экране телефона или таблета. Если результат ему не нравится, то можно в настройках тут подправить отображение под определенный размер экранов.
  3. Создание курсов и администрирование LMS на мобильных устройствах. Пожалуй наиболее редкий и сложный в реализации уровень оптимизации LMS для мобильных устройств, но в то же время наиболее интересный. По сути, наличие такого функционала позволит вам легко разрабатывать новые курсы прямо с экрана вашего iPad или зайдя в LMS с помощью смартфона назначить курсы на новые группы учеников. Через пару лет, наверняка большинство инструментов будут уметь это, сегодня же есть по крайней мере несколько производителей, которые поддерживают данный функционал.
  1. Модуль для создания тестов и опросов

Приобретаемые знания необходимо проверять по нескольким причинам. Во-первых, это необходимо для того, чтобы выяснить дает ли ваше обучение какой-то видимый результат и усваивают ли информацию ваши ученики. Во-вторых, это сильный мотиватор и толчок для пользователей, который заставляет их пошевелить извилинами и попытаться вспомнить, что к чему. В дополнение к этому, тесты и их результаты помогают понять ученикам, что они поняли хорошо, а какие темы стоит пройти повторно. Тесты и контрольные вопросы – это индикатор для обеих сторон, который отражает текущее состояние дел.

На мой взгляд, нет никакого смысла в создании курсов и проведении обучения, если получаемые знания в итоге никак не проверяются и все делается ради галочки. Знания должны проверяться, в данном случае абсолютно не важно к какой отрасли относится ваша фирма или для какого отдела создается курс. Без тестов обучение теряет свой смысл. Именно по этой причине наличие удобного инструменты для создания тестов – это большой плюс для LMS.

Нужно подчеркнуть, что базовые функционал по созданию вопросов есть практически в каждой LMS, но как только начинаешь его рассматривать повнимательней, оказывается что в 85% случаев он практически ничего не умеет и им неудобно пользоваться. Поэтому не верьте на слово заявленному поставщиком наличию редактора тестов – лучше проверьте этот модуль собственными руками.

  1. Отчеты и статистика

Руководство и специалисты по обучению любят смотреть на цифры и визуально понятные графики отражающие успехи учеников, и тем самым “контролировать ситуацию”. Для этих целей хорошо иметь доступ к внутренней статистике и возможности создания отчетов. Сегодня редко какая LMS не имеет такого функционала. Другое дело, что реализовано это в системах по разному.

geenio lms group stats

Например, полезно иметь статистику не только по общим результатам прохождения курса, но и статистику по каждому пользователю, его предыдущим курсам и темам, в которых он оказался силен или же наоборот слаб и требует внимания со стороны руководителей обучения. Удобно, когда можно просмотреть результаты прохождения тестов и общую тенденцию процесса обучения учеников. А если система умеет еще и показывать статистику по каждому из вопросов внутри теста и продемонстрировать какие варианты ответов выбирают ученики в процентном соотношение – это вообще незаменимый инструмент. Такая детальная статистика позволит создателям курсов сразу понимать, какие темы плохо освещены в обучении или непонятны, где в тесте есть плохо сформированные и непонятные вопросы, а какие из них слишком просты. На каких вариантах ответов путается и ошибается много учеников и т.д.

При этом, хорошо если большая часть информации может быть представлена не только в вице цифр, но и с помощью графиков, PIE-чартов и сводных таблиц. Все это сильно упрощает жизнь elearning-специалистам и позволяет в удобной форме контролировать процесс обучения.

  1. Выдача сертификатов

Существует ряд сфер, в которых ежегодная сертификация сотрудников является обязательным требованием со стороны контролирующих органов. Например, сфера медицины. Кроме того, многие организаторы обучения предпочитают выдавать сертификат своим ученикам без связи с требованиями свыше, а больше для мотивации учеников. Если курсы, которые вы планируете разрабатывать, по завершению должны предоставлять сертификаты об успешном окончании ученикам, внимательно присмотритесь к администраторской стороне инструмента по созданию сертификатов.

Что стоит проверять? Насколько гибка система генерации сертификатов? Можно ли менять оформление и общий дизайн документа? В LMS встроены различные варианты оформления или может быть есть возможность экспортировать свой собственные стиль оформления? Можно ли регулировать какие поля будут отображаться в сертификате? Можно ли менять местоположение полей на странице? Можно ли добавлять кастомные поля в сертификат?

geenio lms courses

  1. Импорт и экспорт материалов/курсов

Есть некоторый шанс, что рано или поздно вашей компании понадобится переехать на другую LMS. Очень редко случается, что выбранная вначале LMS будет удовлетворять вас на протяжении десятков лет. Мир вокруг меняется дикими темпами, а вместе с этим появляются новые инструменты и внутри них реализуются новые, блестящие идеи. По этой причине, важно проверить сможете ли вы в итоге экспортировать созданные вами курсы из вашей системы и насколько это будет удобно сделать.

В случае, если у вас уже есть ряд готовых курсов и вы хотите добавить их в новую LMS нужно проверить существует ли возможность импорта курсов в одном из принятых, стандартизированных форматах: SCORM, Experience API (Tin Can API), AICC или какой-то другой. Здесь все больше зависит от того, с каким форматом вы привыкли работать.

  1. Взаимодействие с имеющимися системами

Каждая компания или организация имеет обычно свой собственный набор программ, которая она устанавливает на всех компьютерах сотрудников. Часто можно наблюдать ситуацию, когда сотрудник проводит в одной из ключевых для его работы программ большую часть своего времени. Не редка ситуация, когда некоторые сотрудники воспринимают основную программу как свой рабочий стол. Поэтому, компании часто стремятся к интеграции программного обеспечения в уже существующую структуру и тщательно отбирают софт, чтобы он мог взаимодействовать с уже установленными программами.

В таких случаях стоит проверить, например, есть ли в LMS интеграция с необходимой системой авторизации, есть ли возможность синхронизации учетных записей и т.д. Просмотреть поддерживаемые стандарты интеграции – Open API, web hooks, TinCan API и другие. Все это влияет на скорость и простоту интеграции системы в компании.

Вот и все, я постарался упомянуть все наиболее критические функции, которые стоит проверять при выборе Learning Management System. Надеюсь, приведенные выше советы упростят вашу задачу. В качестве бонуса я хочу поделиться с вами файлом-анкетой с подробным списком различных функций и требований к LMS. Данный пример со списком требований был составлен Mike Baker и Jason Kistler из Citizen Bank, когда они были вовлечены в процесс поиска подходящего решения для своего банка. Указанный файл был опубликован в рамках конференции DevLearn.





Comments are closed.